Como responder cliente no WhatsApp quando ninguém está on-line

AS RESPOSTAS DO WHATSAPP DA MINHA EMPRESA

Quero que todo cliente que chama a minha empresa no WhatsApp receba uma resposta útil, inclusive fora do horário. Vou usar as ferramentas grátis do WhatsApp Business: mensagem de saudação, mensagem de ausência e respostas rápidas.

DADOS DA EMPRESA

Nome da empresa: [NOME DA EMPRESA]
O que eu vendo: [RAMO E PRINCIPAIS PRODUTOS OU SERVIÇOS]
Horário de atendimento: [DIAS E HORÁRIOS EM QUE ALGUÉM RESPONDE]
As perguntas que mais recebo no WhatsApp: [AS PERGUNTAS, SEPARADAS POR PONTO E VÍRGULA, OU A PALAVRA SUGIRA]
O que já tenho pronto hoje: [EX.: TABELA DE PREÇOS, CATÁLOGO, ALGUÉM NO SÁBADO, OU A PALAVRA NADA]

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1. AS PERGUNTAS DO MEU CLIENTE

Monte uma lista de 10 perguntas de quem chama uma empresa do meu ramo pelo WhatsApp antes de comprar.

- Se eu escrevi as minhas perguntas, use todas e complete até 10. Marque com (sugestão) as que você acrescentou.
- Se eu escrevi SUGIRA, sugira as 10 mais comuns do meu ramo e avise no começo que a lista é sugestão sua, para eu conferir com o que chega de verdade.
- Se puder pesquisar na internet, olhe as perguntas frequentes de sites de empresas do meu ramo. Se não puder, diga que não pesquisou.

Para cada pergunta, diga quem consegue responder:

- Texto pronto resolve: a resposta é a mesma para todo cliente. Ex.: horário, endereço, formas de pagamento, região que atende, como funciona a entrega.
- Só alguém on-line resolve: o preço depende do caso (medida, quantidade, situação), precisa marcar na agenda (visita, data, horário), é negociação (desconto, prazo, condição) ou precisa ver uma foto ou um documento.

2. AS MENSAGENS PRONTAS PARA COLAR

Escreva do jeito que uma pessoa fala no WhatsApp: frases curtas, sem linguagem de robô, sem formalidade.

- Mensagem de saudação (para quem chama pela primeira vez): até 3 linhas. Diz o nome da empresa e pede o que a pessoa precisa, já indicando o que ela pode mandar para adiantar. Escolha os dados que fazem sentido no meu ramo (por exemplo: medida, foto, quantidade, data, bairro).
- Mensagem de ausência (para quem chama fora do horário): diz a hora em que a empresa volta a responder, pelo meu horário (ex.: "a gente volta às 8h, de segunda a sexta"), e pede para a pessoa já deixar o pedido com os dados que o atendimento vai precisar. Ela é sempre o mesmo texto, enviado a qualquer hora e em qualquer dia fora do horário: não escreva "amanhã" nem um dia da semana que só sirva para uma noite. Não promete o que não dá para cumprir.
- Respostas rápidas: uma para cada pergunta marcada "texto pronto resolve". Cada uma com um atalho curto começando com barra (ex.: /horario) e o texto pronto.
- Para cada pergunta marcada "só alguém on-line resolve", uma resposta rápida que pede os dados que a pessoa da empresa vai precisar para responder, para a conversa já começar adiantada.

Use só o que eu escrevi nos dados. Não invente preço, prazo, endereço, região, entrega, forma de pagamento, condição nem promoção. Se a resposta depende de uma informação que eu não dei, escreva a resposta completa com um espaço para eu preencher, em vez de afirmar ou de fugir da pergunta. Ex.: "Aceitamos [FORMAS DE PAGAMENTO]." e "[SIM/NÃO], fazemos entrega no seu bairro."

RESULTADO FINAL

Apresente neste formato:

AS PERGUNTAS DO MEU CLIENTE
Uma tabela com: pergunta · quem resolve (texto pronto / só alguém on-line) · por quê, em poucas palavras. Marque (sugestão) nas perguntas que você acrescentou.

MENSAGEM DE SAUDAÇÃO
O texto pronto para colar.

MENSAGEM DE AUSÊNCIA
O texto pronto para colar, com a hora em que a empresa volta a responder.

RESPOSTAS RÁPIDAS
Uma tabela com: atalho · texto pronto para colar.

O QUE FALTA NA MINHA EMPRESA
O que continua sem resposta quando alguém chama fora do meu horário: só as perguntas da tabela marcadas "só alguém on-line resolve", uma por item, sem juntar nem acrescentar outras. Até 5, em ordem, das que mais pesam na decisão de compra para as que menos pesam, com uma frase sobre o que esse cliente fica esperando até alguém voltar. Nunca coloque aqui algo que eu disse que já tenho pronto. Se quase tudo se resolve com texto pronto, diga isso.

REGRA IMPORTANTE
Não responda com dicas genéricas de atendimento. Use o meu ramo e o meu horário em cada mensagem. Antes de entregar, releia cada resposta rápida: toda afirmação sobre a minha empresa que eu não escrevi nos dados (um produto que eu teria, região, entrega, pagamento, preço, prazo) vira um espaço [ENTRE COLCHETES] para eu preencher. O que você não pôde verificar, diga que não verificou.